Kepedulian Palsu Terhadap Arsip

Palsu

Sejak mendalami dan menjalankan bisnis konsultan kearsipan sangat banyak hal-hal yang tidak saya duga didalam dunia bisnis ini di Indonesia, sebuah bisnis yang sederhana dikucilkan namun sungguh sangat menantang untuk dijalani.

Mulai dari melakukan pengenalan apa sebenarnya arsip itu dengan memberikan edukasi dan penambahan wawasan kepada siapapun yang kelihatan berminat dalam mengurusi arsipnya dari yang benar-benar gratis hingga yang berbayar dalam suatu forum BIMTEK resmi bahkan proyek pekerjaan kearsipan (End to End Solution)

Masukkan yang saya dapatkan dari setiap sesi edukasi tersebut sungguh menggembirakan, rata-rata mereka menjadi lebih paham apa fungsi guna arsip dan apa arsip itu serta bagaimana memperlakukan arsip itu sesuai dengan ketentuan yang memang seharusnya diikuti oleh setiap pemilik arsip baik itu sebuah instansi maupun perseorangan.

Banyak hal yang bisa peserta dari sesi BIMTEK ataupun diskusi dapatkan salah satunya adalah betapa prestiusnya pengelolaan arsip jika memang dilakukan sesuai dengan standar dan undang-undang yang berlaku, diantaranya;

  • Gedung atau ruang simpan punya standar minimal sendiri yang sudah pasti lebih baik dari gedung dan ruang standar biasa,
  • Fasilitas penyimpanan mulai dari folder, boks hingga lemari pun tidak main-main standar yang harus dipenuhi,
  • Apresiasi khusus bagi staf atau unit bagian arsip pun sudah diatur dalam Undang-undang sehingga mereka akan merasakan betapa bernilai dibutuhkannya mereka.

Beberapa poin di atas dapat menggambarkan bahwasannya mengelola arsip itu jika memang diseriusi TIDAK MURAH namun jika dibandingkan dengan nilai arsipnya sungguh tidak akan setara dalam perbandingannya.

Lain hal yang saya temukan jika saya berdiskusi langsung dengan pihak Top Management masih dan bahkan sangat banyak di antara mereka memiliki kepedulian palsu terhadap pengelolaan arsip mereka sendiri, ini terjadi di instansi pemerintah maupun di perusahaan swasta. Bukan dikarenakan mereka tidak memiliki budget untuk pelaksanaan pengelolaan arsip mereka namun lebih merasa arsip itu akan makan banyak biaya yang tidak berkesudahan dalam pengelolaanya.

Beberapa contoh diantaranya adalah kasus yang baru saya alami akhir-akhir ini;

Kasus I:

Sebuah Kementrian RI mengajukan sebuah pekerjaan yang nilainya cukup besar namun tidak harus melalui lelang. Sangatlah mengejutkan mereka meminta saya melakukan satu pekerjaan saja namun nantinya pada saat penagihan mereka akan meminta saya melakukan penagihan dua kali.

Sungguh mengejutkan bagi saya sebagai pemain baru, ketika saya tanyakan mereka menjelaskan dana yang didapat dari tagihan kedua akan mereka jadikan sebagi kas unit kerja mereka untuk cadangan dana non-budgeter. Hingga saat ini pekerjaan itu masih saya pending mengingat faktor resiko dan memandang bahwasannya ini tidak sesuai dengan idealisme saya dalam bisnis kearsipan ini…Jika saya mengerjakannya saya sudah mendukung sebuah keperdulian palsu terhadap arsip.

Kasus II:

Sebuah perusahaan swasta yang memiliki nama cukup besar dibidangnya, yang mana saya sempat berbicara langsung dengan CEO yang merangkap Owner dari perusahaan tersebut.

Pada awalnya sungguh sebuah kegembiraan mendapatkan undangan dari beliau yang dengan antusiasnya menyatakan dia sudah puluhan tahun mencari solusi dan atau orang yang dapat membantu beliau membenahi dan menangani arsip mereka.

Tapi akhirnya sadar akan kepalsuan yang disimpan oleh beliau, adalah beberapa hal yang sangat mengejutkan saya saat akan memulai pekerjaan ini sebelum akhirnya saya batalkan, diantaranya;

  • Beliau bersikukuh ingin menggunakan aplikasi yang bagus dan canggih namun un-official (alias bajakan)
  • Beliau memberikan dokumen yang akan dikerjakan untuk ditata dan dialih media namun mengharuskan tim saya membuatkan pedoman terlebih dahulu (tidak temasuk dalam penawaran)
  • Beliau minta segera dikerjakan namun tanpa memberikan PO ataupun kontrak kerja dengan berbagai macam alasan
  • Dan yang terakhir tempo pembayaran berubah-ubah tidak sesuai dengan kesepakatan di awal

Tidak dapat disalahkan sepenuhnya kepada Top Management mengapa mereka memiliki pandangan seperti itu, hal ini terjadi karena masih sedikitnya perusahaan yang benar-benar fokus dalam memberikan solusi dan edukasi kearsipan sehingga satu atau dua diantaranya memasang biaya tinggi karena mereka merasa memiliki koneksi khusus ke Lembaga kearsipan RI dan mencoba melakukan monopoli bisnis kearsipan ini dan mengesampingkan pentingnya edukasi kepada user.

Sungguh sangat miris melihat hal ini, saya harapkan keidealisan saya ini dapat terus saya pegang hingga kearsipan di Indonesia bisa lebih baik diedukasikan dan diterapkan disemua lini. Saya tidak dapat berkata bahwa saya adalah yang terbaik dan saya adalah yang paling benar, namun saya selalu mencoba memberikan yang terbaik dan benar dengan cara yang jujur dan jauh dari kepalsuan.

“Melaksanakan Tata Kelola Arsip yang baik bagaikan naik kereta api, sekali kita memulai (naik/start) harus dilaksanakan hingga tujuan akhir (Finish)”

About the author: admin

You must be logged in to post a comment.